1. Wie zijn wij

Stichting Wijkstation is een maatschappelijke organisatie die zich inzet voor het versterken van sociale netwerken in wijken. Wij bieden ondersteuning aan wijkbewoners op het gebied van digitale vaardigheden, zelfredzaamheid, werk, gezondheid en samenleven.

Onze contactgegevens:

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen Stichting Wijkstation is Sara (medeoprichter en Functionaris Gegevensbescherming).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van de ondersteuning die wij bieden, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

2.1 Algemene contactgegevens

  • Naam en adres
  • Telefoonnummer en e-mailadres
  • Geboortedatum

2.2 Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Voor specifieke hulpverlening verwerken wij ook gevoelige documenten, waaronder:

  • Kopieën van uitkeringsoverzichten
  • Schulddocumenten en financiële overzichten
  • Machtigingen inclusief naam en BSN-nummer van de cliënt
  • Andere door de cliënt aangeleverde vertrouwelijke documenten

Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze bijzondere persoonsgegevens. BSN-nummers worden uitsluitend verwerkt op basis van een schriftelijke machtiging en alleen voor het doel waarvoor de machtiging is afgegeven.

2.3 Contactgegevens via de website

  • IP-adres (voor spamdetectie)
  • Inloggegevens voor de besloten leeromgeving
  • Gegevens ingevuld in contactformulieren

3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:

  • Het verlenen van persoonlijke ondersteuning en begeleiding aan wijkbewoners
  • Het bijhouden van een intern cliëntdossier via ons CRM-systeem (Fluent CRM Pro)
  • Het uitvoeren van handelingen namens de cliënt op basis van een schriftelijke machtiging
  • Het verzorgen van cursussen en lesprogramma’s via de Wijkstation Academy
  • Het bijhouden van contactgeschiedenis om continuïteit van hulp te waarborgen
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen

4. Op welke grondslag verwerken wij uw gegevens

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • Toestemming: u geeft ons schriftelijk toestemming voor het opslaan en gebruiken van uw gegevens via een toestemmingsformulier.
  • Uitvoering van een overeenkomst: wanneer u ons een machtiging geeft om namens u te handelen.
  • Gerechtvaardigd belang: voor het bieden van continuïteit in onze hulpverlening en het bijhouden van contactgeschiedenis.
  • Wettelijke verplichting: voor gegevens die wij verplicht zijn te bewaren op basis van de wet.

5. Hoe bewaren wij uw gegevens

Wij bewaren uw gegevens veilig en AVG-conform:

  • Digitale documenten worden opgeslagen in Google Workspace (zakelijke omgeving), beveiligd met toegangsbeheer per medewerker.
  • Ons CRM-systeem (Fluent CRM Pro) draait op een beveiligde WordPress-omgeving.
  • Documenten zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers van Stichting Wijkstation.
  • Wij maken gebruik van een verwerkersovereenkomst met Google LLC voor de opslag van gegevens.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens

  • Cliëntdossiers en persoonsgebonden documenten: maximaal 2 jaar na het laatste actieve contact, waarna ze veilig worden vernietigd.
  • Financiële en administratieve stukken: 7 jaar, conform de wettelijke fiscale bewaarplicht.
  • Websitegegevens (reacties, inlogcookies): conform de standaard WordPress-instellingen.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens

Binnen Stichting Wijkstation hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot persoonsgegevens. Dit zijn medewerkers die specifieke taken uitvoeren in het kader van hulpverlening en begeleiding. Alle medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding.

Wij delen uw gegevens niet met derden, tenzij:

  • u ons daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven,
  • dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een machtiging (bijv. contact met een instantie namens u),
  • wij dit wettelijk verplicht zijn.

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
  • Recht op correctie: u kunt onjuiste gegevens laten aanpassen.
  • Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te laten wissen, tenzij wij deze wettelijk verplicht zijn te bewaren.
  • Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken.
  • Recht op dataportabiliteit: u kunt uw gegevens in een gangbaar formaat opvragen.
  • Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via sara@wijkstation.nl of 06 10575350.

9. Klachten

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

10. Cookies en websitegebruik

Op onze website (www.wijkstationonline.nl) maken wij gebruik van cookies. Dit zijn kleine bestanden die worden opgeslagen op uw apparaat. Wij gebruiken:

  • Functionele cookies: noodzakelijk voor het functioneren van de website en de besloten leeromgeving.
  • Analytische cookies: voor het meten van websitebezoek (geanonimiseerd).
  • Marketing cookies: alleen na uw uitdrukkelijke toestemming.

U kunt uw cookievoorkeuren altijd aanpassen via de cookiebanner op onze website. Voor meer informatie zie ons Cookiebeleid.

11. Wijzigingen in dit privacybeleid

StichtingWijkstation behoudt het recht dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief.

⬇ Download privacybeleid als PDF

Versie 1.0 | Mei 2025 | Stichting Wijkstation